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Expeditionsplanung/-vorbereitung

Vorbereitung

Zur Expeditionsvorbereitung gehört die Planung der Ausrüstung und der Transportlogistik, sowohl terminlich, als auch räumlich.

Die Logistik der Transporte ist relativ komplex und beginnt bereits Monate vor der jeweiligen Expedition. Zur Planung müssen folgende Punkte beantwortet werden:

  • Wo beginnt/endet die Reise? Wie lang sind die Transportwege, wie lange dauert der Transport?
  • Welche logistischen Anforderungen sind durch das Arbeitsprogramm der Expedition erforderlich?
  • Kommen Großgeräte (MeBo, QUEST, SQUID, SEAL, HROV) zum Einsatz? Für diese Geräte ist in der Regel eine Exportgenehmigung notwendig.
  • Gibt es weitere Ausrüstung, die unter die Dual Use-Bestimmungen fällt? Die Ausrüstung muß daraufhin geprüft werden.
  • Wieviel Ausrüstung wird insgesamt benötigt, wieviel eigene oder zugemietete Container werden dafür gebraucht? Welche Ausrüstung wird in welchen Container geladen?
  • Ist der Einsatz geologischer Probennahmegeräte geplant? Wieviel Proben sollen voraussichtlich genommen werden? Wie wird das Probenmaterial an Bord bearbeitet? Dies ist für die Bereitstellung von Verbrauchsmaterial und Zusatzgeräten (z.B. Kernsäge) wichtig.

An dieser Stelle wird auf die Richtlinien für Fahrtleitende verwiesen, die Fahrtleitenden Anleitungen zur Vorbereitung und Abwicklung von Proben geben, die an Bord genommen werden.

  • Wird Gefahrgut mitgenommen? Auch wenn es eventuell kleine Mengen sind, handelt es sich dennoch um Gefahrgut! Gelten ggf. Zusammenladeverbote und reicht für eine notwendige Trennung von Gefahrgüter die Anzahl der Container?
  • Wird Ausrüstung aus Nicht-EU-Staaten transportiert, die nicht versteuert und/oder verzollt ist, sich also nicht im freien Verkehr befindet?
  • Welche Container werden im Hafen ausgeladen/eingeladen und wo werden die an Bord genommenen Container hingestellt? Werden Gabelstapler/Kräne benötigt?
  • Werden auf dem Rücktransport Proben verschifft, die gekühlt oder gefroren gehalten werden müssen?
  • Welche Termine für die Deklaration von Dual Use, Gefahrgütern, Ausrüstung sind festzulegen? Wann muss die Ausrüstung angeliefert werden?

Anschließend erfolgen die Beantragung der Exportgenehmigung, die Deklaration der Gefahrgüter, die Ausfertigung der Zollpapiere für jeden Container, die Anlieferung der Ausrüstung, die Überprüfung der Gefahrgut-Papiere und der Verpackungen, die Stauung der Gefahrgüter, die Vorführung der Ausrüstung beim Zoll, die Beladung der Container und der Abtransport.

Für den Rücktransport der Ausrüstung nach Abschluss der Expedition erfolgen vergleichbare Schritte, bei denen die Logistik bei Bedarf unterstützend tätig werden kann.

Container-Handling

Was tragen die Fahrtteilnehmenden bei?

Die Fahrtteilnehmenden erstellen Listen ihrer Ausrüstung, die arbeitsgruppen- oder institutsweise der Logistik zugeschickt werden. Sollte es sich bei Teilen der Ausrüstung um Dual Use Güter handeln, so sind diese im Vorfeld rechtzeitig der Logistik mitzuteilen.

Die Listen werden in einem bestimmten Format erstellt, das verwendet werden sollte. Für die Listen gilt ein Endtermin, der unbedingt einzuhalten ist!

Für das Gefahrgut gibt es eine ähnliche Vorgehensweise. Zunächst benötigt die Logistik eine formlose Liste der geplanten Gefahrgüter mit UN-Nummer und Menge. Außerdem wird von allen Gefahrgütern das Sicherheitsdatenblatt des Herstellers in englischer Sprache benötigt. Daraus erstellen die Fahrtteilnehmenden bis zu einer Deadline IMO-Packzertifikate. Diese werden von der Logistik geprüft und ggf. beanstandet oder korrigiert. Die unterschriebenen Originalunterlagen werden dann mit dem Gefahrgut zusammen angeliefert. Dann erfolgt eine Kontrolle der Verpackungen und ggf. des Inhalts.

Es ist ZWINGEND notwendig, dass die Packzertifikate und das Gefahrgut samt Verpackung übereinstimmen. Ansonsten werden bei Kontrollen seitens der Polizei und der BAG (Bundesamt für Güterverkehr) happige Strafen fällig, die sowohl den Auftraggebenden als auch den Fahrenden und die Transportfirma betreffen und schnell vierstellige Summen erreichen.

Sollte hier im Vorfeld festgestellt werden, dass es Unstimmigkeiten gibt, werden wir den Verantwortlichen kontaktieren und ggf. dessen Gefahrgut NICHT verladen!

Personengruppe

Anlieferung

Die Anlieferung erfolgt bis zu einem festgelegten Datum und nach Rücksprache mit der Logistik. Bei einer Anlieferung per LKW kann bei Bedarf Staplerunterstützung erfolgen. Die einzelnen Kisten der Waren müssen rundherum und auf der Oberseite mit Kistennummern/Bezeichnungen eindeutig beschriftet sein, die sich in der Packliste wiederfinden lassen. Außerdem muss mindestens auf der Oberseite ein Aufkleber angebracht sein, auf dem das Institut, die Reisenummer und eine Ansprechperson aufgeführt sind. Alte Aufkleber, vor allem alte Gefahrgutaufkleber müssen entfernt oder zumindest unkenntlich gemacht worden sein.

Gabelstapler

Beladung der Container

Die Beladung der Ausrüstung in Container oder auf LKWs erfolgt von der Logistik zu einem festgelegten Datum, aber auf jeden Fall nach Freigabe durch den Zoll. Bei der Verladung müssen i.d.R. keine Fahrtteilnehmenden anwesend sein, es sei denn, es handelt sich um spezielle Packkonfigurationen. Empfohlen wird aber, dass Fahrtteilnehmende, die für das Packen der Container für den Rücktransport verantwortlich sind, sich ggf. die Verladung und Sicherung der Ausrüstung ansehen. Dies gilt vor allem, wenn der Platz in den Containern knapp bemessen ist.

GabelstaplerUndContainer

Containerverladung

Bei der Verladung der Standardcontainer ist die Anwesenheit der Fahrtteilnehmenden nicht notwendig.

Werden Großgeräte verladen oder muss ein Teil der Ausrüstung während der Verladung der Container gestaut werden, müssen Verantwortliche für diese Ladung anwesend sein und Hilfestellung leisten.

ContainerVerladung

Probentransport

Der Rücktransport von gekühlten oder gefrorenen Proben sollte vor Beginn der Expedition geplant werden. Größere Mengen von Proben können in einem Kühl- bzw. Gefriercontainer zurückgebracht werden. Soll erst im Zielhafen ein Kühl- oder Gefriercontainer gemietet werden, muss vor der Expedition sichergestellt werden, dass in dem Hafen entsprechende Container zur Verfügung stehen.

Handelt es sich jedoch um kleinere Mengen oder muss das Probenmaterial schnell im Labor sein, ist es empfehlenswert, die Proben durch einen darauf spezialisierten Kurierdienst transportieren zu lassen. Gute Erfahrungen gibt es mit World Courier, die ein weltweites Netz von Partnerfirmen haben, so dass i.d.R. garantiert werden kann, dass die Proben unterbrechungslos gekühlt bzw. gefroren bleiben.

Wichtig ist, mit der Firma vorab zu klären, ob im Zielhafen der Expedition ein entsprechender Service angeboten wird. Außerdem sollte man die Kosten erfragen, die nicht unerheblich sind.

Probentransport