Beschaffung

Grundsätzliche Regeln zur Beschaffung sind in der Beschaffungsanweisung des Kanzlers der Universität Bremen niedergeschrieben. 

Eine Anlage ist in der Technik eine planvolle Zusammenstellung von Bauteilen zu einer Gesamtheit mit einem bestimmten Zweck.
In unserer Verwaltung handelt es sich bei einer Anlage bzw. bei materiellen und immateriellen Wirtschaftsgütern um:

1. einen Anschaffungswert von größer >800,00 € (netto) hat
2. in das Eigentum der Universität Bremen übergeht
3. ein selbständig nutzbares Wirtschaftsgut ist 
4. die Nutzungsdauer länger als 1 Jahr beträgt

Anlagen (siehe Gerätegruppenschlüssel) bekommen bei Bestellung eine Anlagen-Stammsatznummer. Die Anlagen-Stammsatznummer kann über folgendes Formblatt beantragt werden: Formblatt

In EU-Projekten unterliegen Anlagen den gesetzlichen Abschreibungsregeln, also dem Wertverlust durch Alterung und Verschleiß. An der Universität Bremen ist der abzugsfähige Wertverlust geregelt über den Gerätegruppenschlüssel der DFG.

Kompetente Hilfe erhält jede/r unter der Emailadresse [Bitte aktivieren Sie Javascript] .

Jeder Bereich ist verpflichtet, Bestandsveränderungen der Buchführung zu melden. Besonders Anlagenabgänge (alt Deinventarisierung) gehören dazu. Es ist in diesem Formular (Formblatt) zu unterscheiden zwischen Verschrottung, Diebstahl und Verkauf. Unter Verschrottungen sind alle Anlagenabgänge zu verstehen, die nicht mehr der Universität zur weiteren Verfügung stehen. Bei Diebstählen ist immer eine kurze Erläuterung des Tatbestandes und die Registriernummer der Strafanzeige von der Polizei mitzuteilen. Bei Verkäufen ist wichtig, dass eine Ausgangsrechnung geschrieben wird. Dabei muss im Kontierungsvorbinder immer Bezug auf die Inventar-/Anlagennummer genommen werden.

Seit dem 15.07.2022 gibt es eine neue Regelung für Auslagenerstattungen:

Sofern private Auslagen unabdingbar sind, sind folgende Regeln einzuhalten: Auslagenerstattungen sind ab sofort nicht mehr als SAP Bestellung anzulegen!

• Weil bei Auslagenerstattungen Bestellungen nicht im Vorfeld angelegt werden können und es auch nicht möglich ist, Bestellungen auf Mitarbeiter anzulegen, wird zukünftig auf die bisherige Praxis der nachträglichen Eingabe in das SAP- bzw. Web-System verzichtet.
  
• Erstattungen finden ausschließlich in EURO statt. Bei Fremdwährungen wird der EURO Betrag gemäß Kontoauszug/Kreditkartenabrechnung, zzgl. Gebühren, erstattet. Ist ein Fremdwährungsbetrag in EURO umzurechnen, ist ein Nachweis der Umrechnung, vom Tag des Belegdatums (z.B. ein Ausdruck Oanda Währungsrechner), beizulegen.
  
• Es ist ein handschriftlicher Hinweis „Auslagenerstattung" oben rechts auf dem Kontierungsvorbinder zu notieren.
  
• Waren dürfen grundsätzlich nur von Firmen und nicht von Privatpersonen bezogen werden.

Achtung: Käufe auf Verkaufsplattformen, speziell Amazon, sind zwingend über ein Businesskonto abzuwickeln, sprich mit der Universität als Rechnungsempfänger und unter Angabe der USt-ID-Nr. DE 811 245 070.

Einzureichen sind:

1.) Korrekt ausgefüllter Kontierungsvorbinder:

• Bitte beachten: Wahrung des "Vier-Augen-Prinzips"; Zahlungsempfänger darf nicht auf dem Kontierungsvorbinder unterzeichnen
  
• Kasten „Bestellung ohne SAP" ist auszufüllen
  
• Original Unterschriften „sachlich und rechnerisch richtig" und
  „Unterschrift Fistl./Fond-Verantwortlicher" sind zu leisten

2.) Formular Auslagenerstattung ist vollständig auszufüllen (Aktuelles Formular: Beschäftigtenportal unter Finanzen/Bezahlen/Formulare & Informationen)

• Es ist zwingend eine triftige Begründung anzugeben, warum diese Beschaffung so unabdingbar ist und nicht gemäß der Beschaffungsrichtlinie der Universität Bremen beschafft werden kann!
  Eine triftige Begründung ist z. B. nicht:
  ,,Es geht gerade schneller, die Sache von zuhause über meinen privaten Account zu bestellen, als über die Uni ... "
  ,,Ich hätte lieber den Mont Blanc Kugelschreiber, den gibt es aber nicht bei Plate ... "

Alltägliche Verbrauchsmittel, wie z.B. Büromaterial, EDV-Software und Zubehör oder Bücher, aber auch IT-Hardware wie PC und Notebooks und Bücher allgemein, etc., müssen für dienstliche Zwecke der Universität, im Namen der Universität, über die. gängigen Lieferanten der Uni. bestellt werden, mit denen teilweise Rahmenverträge existieren (ggf. zµ erfragen beim Zentralen. Einkauf, bei Thorsten Seliger, oder auf dem Beschäftigtenportal).

Auslagenerstattungen sind nicht der übliche Beschaffungsweg für derartige Güter!

3.) Original Rechnung oder Quittung

• Rechnungen und Quittungen müssen zwingend ordentlich und vollständig, mit allen Pflichtangaben gemäß § 14 UStG, ausgestellt sein (Bitte auch die Regelung zu Kleinstbetragsrechnungen [bis 250 €] beachten!)
  Siehe dazu im Beschäftigtenportal: Finanzen/Bezahlen/Rechnungen (Pflichtangaben)!
• Quittungen bzw. Rechnungen auf Thermopapier sind außerdem ergänzend einmal als Kopie beizufügen, um die dauerhafte Lesbarkeit zu gewährleisten. Die Belege sind zeitnah(!) einzureichen.
  
• Rechnungen müssen zwingend auf die Universität Bremen, unter Angabe unserer USt-ID-Nr. DE 811 245 070, als Leistungs-/Rechnungsempfänger, ausgestellt sein, um steuerliche Nachteile zu vermeiden!
  Auf Mitarbeiter/Privatpersonen ausgestellte Rechnungen werden nicht mehr erstattet!
  Spezielle Bestellkonstellationen, die inhaltlich plausibel begründbar sind, müssen im Vorfeld mit der Kreditorenbuchhaltung abgestimmt werden, um im Einzelfall Lösungen zu vereinbaren.

4.) Nachweis der erbrachten Zahlung entweder durch einen

• Kontoauszug/Kreditkartenabrechnung oder durch Hinweis „Betrag bar erhalten". Nicht relevante Daten bitte schwärzen. Bei Kassenbons gilt die Zahlung als geleistet, auch ohne weiteren Nachweis.

Werden die genannten Richtlinien nicht eingehalten, findet keine Auszahlung der Auslagen statt und der Vorgang wird unbearbeitet in den dezentralen Einkauf zurückgesandt!

Alle Formulare und Richtlinien finden Sie auch im Beschäftigtenportal unter https://www.uni-bremen.de/intern/finanzen/bezahlen.

Grundsätzliches:
Eine Ausschreibung ist ein Teil des Verfahrens zur Vergabe von Aufträgen im Wettbewerb. Durch sie werden potenzielle Bieter aufgefordert, ein Angebot zu unterbreiten.
Es wird nach der Beschaffungsanweisung der Universität Bremen beschafft.
Vor jeder Beschaffung mit Ausschreibung ist Thorsten Seliger (Dezernat 3) zu konsultieren (VWG 1110, e-mail seliger(at)uni-bremen.de, Tel.: 60581).

Auftragswert einer Bestellsumme:
- ab >50.000,- € (netto) muss nach GWB §101 (siehe unten) ausgeschrieben werden: (1) öffentlich; oder (2) beschränkt; oder (3) freihändig;
- ab >150.000 € (brutto) beschafft (je nach Bewilligung) die DFG selber (siehe DFG Merkblatt exin15.pdf);
- ab >214.000,- € (netto) muss europaweit ausgeschrieben werden (siehe EU Verordnung Nr. 1177/2009);
- ab >200.000,- € (brutto) kann es sich um eine Forschungsgroßgeräte-Förderung nach Art. 91b GG (ex HBFG) handeln (siehe DFG Merkblatt 21.1)
Investiv vs. Konsumtiv:
- Eine Beschaffung zu einer bestehenden Anlage (siehe "Anlagen") ist konsumtiv, wenn sie den Charakter "Ersatz" bzw. "Austausch" hat; sie ist jedoch investiv, wenn es sich um Zubehör handelt, das die Anlage insgesamt aufwertet. Ersatz wertet die Anlage nicht auf

Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen GWB §101
Arten der Vergabe
(1) Die Vergabe von öffentlichen Liefer-, Bau- und Dienstleistungsaufträgen erfolgt in offenen Verfahren, in nicht offenen Verfahren, in Verhandlungsverfahren oder im wettbewerblichen Dialog.
(2) Offene Verfahren sind Verfahren, in denen eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen öffentlich zur Abgabe von Angeboten aufgefordert wird.
(3) Bei nicht offenen Verfahren wird öffentlich zur Teilnahme, aus dem Bewerberkreis sodann eine beschränkte Anzahl von Unternehmen zur Angebotsabgabe aufgefordert.
(4) Ein wettbewerblicher Dialog ist ein Verfahren zur Vergabe besonders komplexer Aufträge durch Auftraggeber nach § 98 Nr. 1 bis 3, soweit sie nicht auf dem Gebiet der Trinkwasser- oder Energieversorgung oder des Verkehrs tätig sind, und § 98 Nr. 5. In diesem Verfahren erfolgen eine Aufforderung zur Teilnahme und anschließend Verhandlungen mit ausgewählten Unternehmen über alle Einzelheiten des Auftrags.

Der Begriff E-Rechnung (auch elektronische Rechnung oder X-Rechnung) beschreibt eine Rechnung, die nicht auf Papier erstellt und ausgedruckt, sondern die auf elektronischem Wege erstellt und übermittelt wird.
(Zur Unterscheidung: eine Bilddatei, ein reines PDF oder eine eingescannte Papierrechnung stellt keine E-Rechnung im eigentlichen Sinne dar.)

Die folgenden Informationen sind unterteilt nach

--> Infos für Beschaffer*innen und  Rechnungsempfänger*innen

und

--> Infos für Lieferanten / Rechnungssteller*innen

1. Infos für Beschaffer*innen und Rechnungsempfänger*innen

• Seit dem 27.11.2020 ist die Universität Bremen verpflichtet, Eingangsrechnungen auch elektronisch als sog. E-Rechnung (elektronische Rechnung oder auch X-Rechnung) entgegen zu nehmen. Papierrechnungen werden weiterhin akzeptiert.
• Lieferanten können nur über das Bremer E-Rechnungsportal zERIKA eine E-Rechnung an die Uni bzw. an das MARUM schicken. Hierfür müssen sie sich einmalig unter e-rechnung.bremen.de registrieren.
  Es gibt mehrere E-Rechnungsformate. In Bremen wird nur das X-Rechnungsformat anerkannt.
• Wichtige Infos für Lieferanten zum zERIKA-Anmeldeverfahren gibt es unter 2. Infos für Lieferanten und Rechnungssteller*innen (s.u.) oder unter www.e-rechnung.bremen.de.
• Das Portal zERIKA ist Bestandteil des Bremischen Landesnetzes und nicht direkt mit dem Uni-Netz verbunden. Deshalb können die für die Uni bzw. für das MARUM auf zERIKA eingehenden Rechnungen nur mittels einer besonderen Hilfslösung, die zwischen dem Land Bremen und der Uni ausgehandelt wurde, an die Uni übermittelt werden.
• Die weitere Bearbeitung der Eingangsrechnungen durch die Rechnungsempfänger*innen erfolgt wie gewohnt (inhaltliche Prüfung der Rechnung, Lieferung und Leistung im JobRouter).

2. Infos für Lieferanten / Rechnungssteller*innen

• Seit dem 27.11.2020 nimmt die Universität Bremen Eingangsrechnungen auch elektronisch als sog. E-Rechnung (elektronische Rechnung oder auch X-Rechnung) entgegen. Papierrechnungen werden weiterhin akzeptiert.
• Die E-Rechnungen müssen über das Bremer E-Rechnungsportal zERIKA bei der Universität bzw. beim MARUM eingehen. Hierfür ist eine einmalige Registrierung eines Servicekontos durch die Rechnungssteller*innen unter e-rechnung.bremen.de notwendig.
• Es werden lediglich Rechnungen im sog. XRechnungs-Format anerkannt.
  
• Lieferanten haben die Möglichkeit, XRechnungen per manueller Web-Erfassung, per Email oder über PEPPOL auf dem bremischen Landesportal zERIKA hochzuladen.
• Wichtige Angaben für die Zustellung von XRechnungen über zERIKA:
  a) In der Weberfassung von zERIKA unter Nutzung der Leitweg-ID der Universität Bremen, diese lautet 04011000-270-26
  b) Per Email an zERIKA unter Nutzung der dort für die Universität hinterlegten Adresse: [Bitte aktivieren Sie Javascript]
  c) Per PEPPOL als Service für Massengeschäfte an die Adresse: 0204:04011000-270-26.
• WICHTIG: Für die richtige Zuordnung der eingehenden E-Rechnungen werden unbedingt die nachfolgenden Angaben benötigt:
  - Bestellnummer (Format: 10-stellig beginnend mit 3, 4 oder 6)
  - Fond / Finanzstelle / Anlagennummer (Format: 8-stellig)
  - Name und Bereich des Bestellers / der Bestellerin bzw. des        Bestellempfängers / der Bestellempfängerin.

Weitere Informationen finden Sie auch unter www.e-rechnung.bremen.de.

Bei Bestellung mithilfe von SAP muß der Lieferant im System ausgewählt werden. Dies funktioniert natürlich nur, wenn er schon im System angelegt ist.

Alle Formulare und Richtlinien finden Sie auch im Beschäftigtenportal unter https://www.uni-bremen.de/intern/finanzen/bezahlen.

siehe Sachkonten.

An der Universität Bremen muss jede/r Beschaffer/in für die von ihm/ihr verursachten Rechnungen einen Kontierungsvorbinder ausfüllen.

Unter Kontierung versteht man in der Buchführung das Festlegen eines Buchungssatzes. Eine verursachungsgerechte Kontierung von Belegen ist damit eine Grundvoraussetzung zum Verfolgen von Istkosten und zur Durchführung von Plan-Ist-Vergleichen.

Kontierungs-Vorbinder gibt es hier:

Alle Formulare und Richtlinien finden Sie auch im Beschäftigtenportal unter https://www.uni-bremen.de/intern/finanzen/bezahlen.

Für eine Reihe von Verbrauchsmittel- und Anlagenherstellern gibt es Rahmenverträge mit der Universität Bremen. Diese sind gemäß Beschaffungsanweisung des Kanzlers der Universität Bremen zu berücksichtigen. Eine Übersicht über bestehende Rahmenverträge gibt es auf dieser Seite.

Sachkonten-, Finanzpositionen- und Warengruppenplan sind einer permanenten Verbesserung und Erweiterung unterworfen, sie werden daher nicht vorgehalten und stehen tagesaktuell im Beschäftigtenportal der Universität Bremen unter Einkaufen/Beschaffen - Web-Beschaffung zur Verfügung, nämlich hier.