Logo Universitat Bremen
Seitenpfad:

Beschaffung

Etliche für uns wichtige Dokumente, Formulare, Vordrucke und links des täglichen Gebrauchs sind auf Servern der ganzen Universität verteilt. Die wichtigsten davon sollen hier angeboten werden, u.a. Beschaffung, Reise, Umbuchung etc.

Gerne nehmen wir weitere, wichtige Informationen an, um sie dann allen zur Verfügung stellen zu können.

Das Wichtigste in Kürze

Grundsätzliche Regeln zur Beschaffung sind in der Beschaffungsanweisung des Kanzlers der Universität Bremen niedergeschrieben. Die aktualisierte Fassung vom 11. Januar 2011 gibts hier:
 

Abschreibung (allg.)

Mit der Abschreibung erfasst man im betrieblichen Rechnungswesen planmäßige oder außerplanmäßige Wertminderungen von Vermögensgegenständen. Die Abschreibung korrespondiert dabei mit dem Wertverlust von Unternehmensvermögen innerhalb eines Zeitraums. Dabei kann der Wertverlust durch allgemeine Gründe wie Alterung und Verschleiß oder durch spezielle Gründe wie einen Unfallschaden oder Preisverfall veranlasst sein.

Der steuerrechtlich zu ermittelnde und als Betriebsausgabe abzugsfähige Wertverlust wird Absetzung für Abnutzung (AfA) genannt. In der neuen Abschreibungstabelle für allgemein verwendbare Anlagegüter (kurz: "AfA-Tabelle AV") ist die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer (§ 7 Abs. 1 Satz 2 Einkommensteuergesetz) für Anlagegüter ausgewiesen, die nicht branchenspezifisch genutzt werden. Die neue "AfA-Tabelle AV" gilt für alle Anlagegüter, die nach dem 31. Dezember 2000 angeschafft oder hergestellt werden.

Abschreibung immaterieller Wirtschaftsgüter

Entgegen den materiellen Wirtschaftsgütern sind immaterielle Wirtschaftsgüter körperlich nicht fassbar. Sie stellen jedoch einen wirtschaftlichen Wert dar, der selbständig bewertbar ist.

Selbst hergestellte oder unentgeltlich erworbene immaterielle Wirtschaftsgüter (z.B. MARUM Film, bei dem kein externer Regisseur die Gesamtverantwortung für den Film übernimmt) dürfen nicht aktiviert werden. Immaterielle Wirtschaftsgüter können daher erhebliche stille Reserven enthalten. Werden diese Wirtschaftsgüter entgeltlich erworben, besteht eine Aktivierungspflicht. Bei Aktivierung sind abnutzbare immaterielle Wirtschaftsgüter nach den Bestimmungen des § 7 Abs. 1 EStG abzuschreiben.
 

Anlagen

Eine Anlage ist in der Technik eine planvolle Zusammenstellung von Bauteilen zu einer Gesamtheit mit einem bestimmten Zwecck.
In unserer Verwaltung handelt es sich bei einer Anlage um:
1. eine längerfristige Nutzung (> 1 Jahr) im Eigentum der Universität Bremen;
2. ein selbständig nutzbares Wirtschaftsgut (z.B. Gerät, software, etc.);
3. einen Anschaffungswert >800,- € (netto bei steuerpflichtigen Fonds, z.B. F&E Auftragsforschung; brutto bei nicht-steuerpflichtigen Fonds, z.B. Kostenstellen, DFG-Fonds/hoheitliche Forschung, z.B. RCOM, ExIn und auch EU-Fonds).

Anlagen (siehe Gerätegruppenschlüssel) bekommen bei Bestellung eine Anlagen-Stammsatznummer. Die Anlagen-Stammsatznummer kann über folgendes Formblatt beantragt werden: Formblatt

In EU-Projekten unterliegen Anlagen den gesetzlichen Abschreibungsregeln, also dem Wertverlust durch Alterung und Verschleiß. An der Universität Bremen ist der abzugsfähige Wertverlust geregelt über den Gerätegruppenschlüssel der DFG.

Kompetente Hilfe erhält jede/r im Dezernat 3 bei Frau Hensel (0421/218-60536) und Herrn Kuballe (0421/218-60535).

Jeder Bereich ist verpflichtet, Bestandsveränderungen der Buchführung zu melden. Besonders Anlagenabgänge (alt Deinventarisierung) gehören dazu. Es ist in diesem Formular (Formblatt) zu unterscheiden zwischen Verschrottung, Diebstahl und Verkauf. Unter Verschrottungen sind alle Anlagenabgänge zu verstehen, die nicht mehr der Universität zur weiteren Verfügung stehen. Bei Diebstählen ist immer eine kurze Erläuterung des Tatbestandes und die Registriernummer der Strafanzeige von der Polizei mitzuteilen. Bei Verkäufen ist wichtig, dass eine Ausgangsrechnung geschrieben wird. Dabei muss im Kontierungsvorbinder immer Bezug auf die Inventar-/Anlagennummer genommen werden.

 

Auslagenerstattung

Sollte die Beschaffung für dienstliche Zwecke einmal ausnahmsweise privat ausgelegt worden sein, besteht die Möglichkeit der Erstattung. Belege im Original und eine sachdienliche Begründung sind beizufügen.

Das Formblatt gibt es hier:

Ausschreibung

Grundsätzliches:
Eine Ausschreibung ist ein Teil des Verfahrens zur Vergabe von Aufträgen im Wettbewerb. Durch sie werden potenzielle Bieter aufgefordert, ein Angebot zu unterbreiten.
Es wird nach der Beschaffungsanweisung der Universität Bremen beschafft.
Vor jeder Beschaffung mit Ausschreibung ist Thorsten Seliger (Dezernat 3) zu konsultieren (VWG 1110, e-mail seliger(at)uni-bremen.de, Tel.: 60581).

Auftragswert einer Bestellsumme:
- ab >50.000,- € (netto) muss nach GWB §101 (siehe unten) ausgeschrieben werden: (1) öffentlich; oder (2) beschränkt; oder (3) freihändig;
- ab >150.000 € (brutto) beschafft (je nach Bewilligung) die DFG selber (siehe DFG Merkblatt exin15.pdf);
- ab >221.000,- € (netto) muss europaweit ausgeschrieben werden (siehe EU Verordnung Nr. 1177/2009);
- ab >200.000,- € (brutto) kann es sich um eine Forschungsgroßgeräte-Förderung nach Art. 91b GG (ex HBFG) handeln (siehe DFG Merkblatt 21.1)
Investiv vs. Konsumtiv:
- Eine Beschaffung zu einer bestehenden Anlage (siehe "Anlagen") ist konsumtiv, wenn sie den Charakter "Ersatz" bzw. "Austausch" hat; sie ist jedoch investiv, wenn es sich um Zubehör handelt, das die Anlage insgesamt aufwertet. Ersatz wertet die Anlage nicht auf

Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen GWB §101
Arten der Vergabe
(1) Die Vergabe von öffentlichen Liefer-, Bau- und Dienstleistungsaufträgen erfolgt in offenen Verfahren, in nicht offenen Verfahren, in Verhandlungsverfahren oder im wettbewerblichen Dialog.
(2) Offene Verfahren sind Verfahren, in denen eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen öffentlich zur Abgabe von Angeboten aufgefordert wird.
(3) Bei nicht offenen Verfahren wird öffentlich zur Teilnahme, aus dem Bewerberkreis sodann eine beschränkte Anzahl von Unternehmen zur Angebotsabgabe aufgefordert.
(4) Ein wettbewerblicher Dialog ist ein Verfahren zur Vergabe besonders komplexer Aufträge durch Auftraggeber nach § 98 Nr. 1 bis 3, soweit sie nicht auf dem Gebiet der Trinkwasser- oder Energieversorgung oder des Verkehrs tätig sind, und § 98 Nr. 5. In diesem Verfahren erfolgen eine Aufforderung zur Teilnahme und anschließend Verhandlungen mit ausgewählten Unternehmen über alle Einzelheiten des Auftrags.

- Bestellungen müssen grundsätzlich via SAP erfolgen;
- Jede Bestellung erfordert eine Begründung (Zweck, Notwendigkeit, Preisvergleich, ggf. Folgekosten);
- Angebote sowie Vertragsunterlagen sind zusammen mit dem Kontierungsvorbinder, den Lieferunterlagen und der Originalrechnung an die Verwaltung zu geben;
Auftragswert einer Bestellsumme:
- bis 1.000,- € (netto) reicht der Preis-Leistungsvergleich ohne Nachweis;
- ab >1.000,- € (netto) sind mindestens drei Angebote einzuholen und zu dokumentieren;
- ab >800,- € (brutto) handelt es sich möglicherweise um ein Anlage (siehe "Anlagen");
- ab >50.000,- € (netto) muss ausgeschrieben werden (siehe "Ausschreibungen"): (1) öffentlich; oder (2) beschränkt; oder (3) freihändig;
- ab >150.000 € (brutto) beschafft (je nach Bewilligung) die DFG selber;
- ab >221.000,- € (netto) muss europaweit ausgeschrieben werden;
- ab >200.000,- € (brutto) kann es sich um eine Forschungsgroßgeräte-Förderung nach Art. 91b GG (ex HBFG) handeln.
Investiv vs. Konsumtiv:
- Eine Beschaffung zu einer bestehenden Anlage (siehe "Anlagen") ist konsumtiv, wenn sie den Charakter "Ersatz" bzw. "Austausch" hat; sie ist jedoch investiv, wenn es sich um Zubehör handelt, das die Anlage insgesamt aufwertet. Ersatz wertet die Anlage nicht auf.
- Etliche Anschaffungen unterliegen Rahmenverträgen der Universität Bremen mit Firmen: diese müssen beachtet werden.
- Fachliteratutur ist über die Universitätsbuchhandlung zu beschaffen, s.a. das Schreiben von -K-
- Die Anbieterauswahl soll nach dem wirtschaftlichsten Angebot unter Berücksichtigung von Anschaffungs- und Folgekosten erfolgen. Im Dezember 2009 hat die Bremer Bürgerschaft ein neues Tariftreue- und Vergabegesetz verabschiedet. Es regelt, dass öffentliche Auftraggeber in Zukunft auch ökologische und soziale Kriterien beim Einkauf beachten sollen, wie beispielsweise die Einhaltung der Kernarbeitsnormen der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO). Die Auswahl ist in der Bestellbegründung anzugeben.

Einrichtung eines Lieferanten

Bei Bestellung mithilfe von SAP muß der Lieferant im System ausgewählt werden. Dies funktioniert natürlich nur, wenn er schon im System angelegt ist.

Das Antragsformular zur Einrichtung eines Lieferanten gibt es hier:

Finanzpositionen

siehe Sachkonten.

Gerätegruppenschlüssel

Dieser Liste von Gerätegruppenschlüsseln dient zur Bestimmung der Abschreibungsdauern verwenden und hilft bei der Frage, ob es sich um ein selbständig nutzbares Wirtschaftsgut handelt oder nicht.

Kontierung

An der Universität Bremen muss jede/r Beschaffer/in für die von ihm/ihr verursachten Rechnungen einen Kontierungsvorbinder ausfüllen.

Unter Kontierung versteht man in der Buchführung das Festlegen eines Buchungssatzes. Eine verursachungsgerechte Kontierung von Belegen ist damit eine Grundvoraussetzung zum Verfolgen von Istkosten und zur Durchführung von Plan-Ist-Vergleichen.

Kontierungs-Vorbinder gibt es hier:

Rahmenverträge für Beschaffung

Für eine Reihe von Verbrauchsmittel- und Anlagenherstellern gibt es Rahmenverträge mit der Universität Bremen. Diese sind gemäß Beschaffungsanweisung des Kanzlers der Universität Bremen zu berücksichtigen. Eine Übersicht über bestehende Rahmenverträge gibt es auf dieser Seite.
 

Rechnung

Rechnungen, die das MARUM erhält (sog. Eingangsrechnungen) müssen in ihrer Adressierung die Rechtsperson tragen. Die korrekte Adresse auf einer Rechnung lautet nach dem Schema:

Universität Bremen
Titel Name Vorname
MARUM
Leobener Strasse
28359 Bremen
 

Sachkontenplan

Sachkonten-, Finanzpositionen- und Warengruppenplan sind einer permanenten Verbesserung und Erweiterung unterworfen, sie werden daher nicht vorgehalten und stehen tagesaktuell im Beschäftigtenportal der Universität Bremen unter Einkaufen/Beschaffen - Web-Beschaffung zur Verfügung, nämlich hier.

 

Steuer-Schlüssel

Bei Bestellung mit und ohne SAP-MM/Uni-Web-Tool muss ein Umsatzsteuer-Schlüssel angegeben werden. Dieser hängt ursächlich von vielen Faktoren ab: Wer liefert wohin (Inland, Ausland: EU, nicht-EU etc.)? Lieferung oder Leistung? Eingangs- oder Ausgangsrechnung? Handelt es sich um einen steuerfreien Fonds (Hoheitlicher Bereich) oder handelt es sich um einen steuerpflichtigen Fonds (Steuerpflichtiger Bereich/Auftragsforschung)? etc.

Eine Arbeitshilfe für die Nutzung von Steuer-Schlüsseln gibt es hier:

V.A.T. Reg. No.

Vorallem im nicht-deutschen Zahlungsverkehr werden manchmal die Bankinformationen des MARUM erfragt; alleine: Das MARUM hat kein eigenes Bankkonto.
siehe Bankinformationen

Für Bestellungen im europäischen Ausland wird vom Auftragnehmer manchmal die V.A.T. Reg. No. erfragt. Diese lautet: DE811 245 070.
(Ist auf den SAP-Bestellungen lediglich unter der Bezeichnung USt-Ident-Nr. zu finden.)
 

Warengruppenplan